Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles informations nous collectons directement ou indirectement, par le biais de nos partenaires, comment nous les utilisons et vos droits en matière de protection des données.

1. Responsable du traitement des données

SPITZ POULLE KANNAN, situé 199bis, boulevard Saint-Germain, 75007 Paris, France, téléphone : +33 1 83 64 76 20, télécopie : +33 1 83 64 76 44. Numéro SIRET: 53530077600031. Numéro de TVA: FR 22 535300776 (le « Cabinet »).

Pour plus d’informations, veuillez consulter nos Mentions légales https://spitz-poulle.com/fr/mentions-legales/ .

2. Pourquoi nous utilisons vos données personnelles et combien de temps nous les conservons ?

2.1 Lorsque vous nous contactez par email pour nous proposer vos produits ou services ou pour sollicitez des informations relatives à nos services via notre adresse contact ou toute autre adresse

Finalités : nous utiliserons les données personnelles renseignées afin de répondre à votre demande.

Données collectées : votre nom, votre prénom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ainsi que les données personnelles mentionnées dans l’objet et le message.

Base légale :  notre intérêt légitime pour vous répondre (article 6 .1(f) du RGPD).

Durée de conservation : vos données sont conservées jusqu’à trois ans à compter de leur collecte ou de votre dernier contact.

2.2. Lorsque vous envoyez une candidature pour nous rejoindre

Finalités : nous utiliserons les données personnelles renseignées lors de votre candidature pour étudier cette dernière et y répondre.

Données collectées : votre nom, votre prénom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre CV, votre lettre de motivation ainsi que les données personnelles mentionnées dans l’objet et le message.

Base légale :  votre consentement (article 6 .1(a) du RGPD).

Durée de conservation : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et vous opposer à cette utilisation de vos données en nous contactant à l’adresse mentionnée à l’article 6 des présentes. Les données sont conservées pendant la durée du processus de recrutement puis font l’objet d’un archivage intermédiaire à l’issue du processus de recrutement (sauf demande de suppression par le candidat) pendant une période de 2 ans et d’une suppression à l’issue sauf accord du candidat pour que ses données soient conservées plus longtemps.

2.3. Lorsque nous travaillons ensemble et que vous rejoignez le cabinet

Finalités :  dans le cadre de notre relation de travail, nous traitons des données pour vous identifier, gérer votre évolution et carrière, organiser votre travail et vous mettre à disposition du matériel, vous rémunérer.

Données collectées : Identité (Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, adresse personnelle, adresse email, photo, numéro de sécurité social, fonctions, RIB, situation matrimoniale, salaires, documents d’identité (passeport, carte d’identité), vie professionnelle (contrat de travail/ contrat de collaboration, avenant, lieu de travail, date d’entrée dans le cabinet, ancienneté, date d’inscription au barreau, séniorité, emploi occupé et coefficient hiérarchique, section comptable, nature du contrat de travail, CV, formations suivies, distinctions), éléments de rémunération (Régime et base de calcul de la rémunération, nature, taux et base des cotisations sociales, congés et absences donnant lieu à retenues déductibles ou indemnisables, retenue légalement opérée par l’employeur, frais professionnels, taux de prélèvement à la source, mode de règlement, identité bancaire ou postale, données transmises via la Déclaration sociale nominative, montant de la rétrocession d’honoraires fixe et variable, frais professionnels), données techniques relatives à l’utilisation du matériel mis à disposition.

Ponctuellement nous pouvons être amenés à traiter des données sensibles :  informations transmises relatives à tout arrêt pour des raisons médicales.

Base légale : exécution du contrat nous liant (article 6.1 b) du RGPD) et notre intérêt légitime (article 6.1 f) du RGPD. Pour les données sensibles, nos obligations en qualité d’employeur (article 9.2 b) du RGPD).

Durée de conservation : conservation des données pendant la durée de nos relations contractuelles puis archivées pendant la durée légale de prescription applicable soit cinq ans puis supprimées.

2.4. Lorsque nous traitons vos dossiers et les problématiques juridiques que vous nous confiez  

Finalités : dans le cadre de notre activité de conseil juridique, le Cabinet est susceptible de collecter et de traiter des données personnelles lui permettant de délivrer ses conseils juridiques et de vous représenter.

Données collectées : identité (Nom ou raison sociale, prénoms, adresse (siège social, lieu de facturation), téléphone, fax, adresse de courrier électronique, numéro SIREN, numéro de téléphone, numéro de fax, documents d’identité (passeport, carte d’identité), vie professionnelle (Société d’exercice, fonctions, plaquette de présentation de l’entreprise), toute donnée personnelle qui serait comprise dans les conseils juridiques que nous donnons.

Ponctuellement nous pouvons être amenés à traiter des données sensibles : extrait de casier judiciaire, décisions judiciaires en ce inclus les décisions pénales et administratives.

Base légale : exécution du contrat nous liant (article 6.1 b) du RGPD) et votre consentement exprès ou nos obligations légales pour le traitement des données sensibles (article 9.2 a) et 9.2 f)).

Durée de conservation : conservation des données pendant la durée de nos relations contractuelles puis archivage pendant la durée légale de prescription applicable puis anonymisation des données.

2.5. Lorsque vous nous fournissez des produits ou des services

Finalités du traitement : gérer notre relation contractuelle, vous payer, entretenir une base de prospection commerciale et de contacts fournisseurs.

Données traitées : Identité (Nom ou raison sociale, prénoms, adresse (siège social, lieu de facturation), code d’identification comptable, téléphone, fax, adresse de courrier électronique, numéro SIREN, numéro de téléphone, numéro de fax), vie professionnelle (Société d’exercice, fonctions), éléments de la facturation et du règlement.

Base légale : exécution du contrat nous liant (article 6.1 b) du RGPD) ou dans certaines situations notre intérêt légitime (article 6.1 f) du RGPD)

Durée de conservation : pour les pièces justificatives, bons de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. nous conservons vos données pendant la durée du contrat puis sous un archivage intermédiaire de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice puis suppression sauf hypothèse de contentieux en cours. Pour les données collectées à des fins de prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact. Pour les autres données, pendant la durée de la relation commerciale puis archivage pendant une durée de 5 ans puis suppression sauf hypothèse de contentieux en cours.

2.6. Lorsque nous communiquons et assurons la promotion de notre activité et de nos services 

Finalités : promouvoir le Cabinet et nos activités, gérer notre réseau d’alumni, gérer la relation du Cabinet avec les associations professionnelles et les régulateurs.

Données : données d’identification (nom, prénom, coordonnées professionnelles et personnelles), données contenues sur les plaquettes commerciales, description du parcours professionnels, expériences, données relatives à la situation professionnelle passée (période de présence au sein du Cabinet, nature du contrat de travail) et actuelle (nom de l’employeur et post occupé).

Base légale : notre intérêt légitime (article 6.1 f) du RGPD).

Durée de conservation : Données collectées à des fins de prospection commercial : 3 ans à compter du dernier contact de la personne concernée. Pour les autres données collectées : pendant la durée du contrat puis 5 ans à compter de la fin du contrat et suppression.

3. A qui nous transmettons vos données personnelles ?

Vos données sont destinées au Cabinet.

Afin de répondre à vos demandes ou aux demandes relatives à nos services, nous pourrons être amenés à partager vos données personnelles à nos partenaires. Vos données pourront également être communiquées à tous conseils externes et auditeurs ainsi qu’à des autorités de contrôle ou juridictions.

Par ailleurs, afin de vous fournir nos services et gérer vos données, nous pouvons utiliser des tiers, lesquels agissent en qualité de sous-traitants. Cela inclut des sous-traitants établis en dehors de l’Union Européenne ou de l’Espace Économique Européen, auquel cas, nous nous assurerons que des mesures adéquates soient en place pour protéger vos données personnelles, notamment par le biais de clauses contractuelles type de l’Union Européenne conclues entre nous et le sous-traitant.

4. Notre site internet contient des liens externes

Notre site web contient des liens ou des références à d’autres sites que nous ne contrôlons pas et auxquels notre politique de confidentialité ne s’applique pas. Il convient de vous assurer de lire la politique de sécurité de chacun des sites web que vous visitez. Vous seuls êtes responsables de vos interactions avec ces sites.

5. Quels sont vos droits ?

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de suppression de vos données personnelles, ainsi que d’un droit d’en restreindre le traitement.

Si le traitement est basé sur l’intérêt légitime du Cabinet vous disposez également du droit de vous opposer au traitement.

Dans la mesure où le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous avez la possibilité de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité des traitements réalisés préalablement au retrait de votre consentement.

Conformément à l’article 12.5 du RGPD, le Cabinet pourra refuser de donner droit à votre demande si cette dernière est manifestement infondée ou excessive.

Conformément à l’article 40-1 de la loi Informatique et Libertés, vous pouvez définir les directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication de vos données personnelles après votre décès. S’il s’agit de directives générales concernant l’ensemble de vos données personnelles, celles-ci peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la Commission Nationale de l’Informatique et de Libertés (CNIL). S’il s’agit de directives particulières concernant les données personnelles collectées par le Cabinet, celles-ci sont enregistrées auprès de cette dernière. Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment.

Vous disposez d’un droit de formuler une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente au sens du Règlement européen sur la protection des données et des lois applicables si vous considérez que vos données personnelles sont traitées en contradiction avec le Règlement européen sur la protection des données. Pour cela, vous pouvez contacter l’autorité de contrôle compétente dans l’État membre de l’Union Européenne de votre lieu de résidence habituel ou du lieu de l’infraction alléguée.

Notre autorité de contrôle est la CNIL, dont vous trouverez les coordonnées à l’adresse www.cnil.fr.

6. Qui contacter pour exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

Par e-mail : dpo@spitz-poulle.com

Par courrier : SPITZ POULLE KANNAN, 199bis, boulevard Saint-Germain 75007 Paris.

7. Cookies

Un cookie est un fichier texte susceptible d'être enregistré dans un espace dédié du disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) à l'occasion de la consultation d'un service en ligne grâce à votre navigateur. Ce fichier permet à son émetteur d’identifier le terminal dans lequel il est enregistré et ainsi de suivre votre activité, et de se souvenir d’informations comme vos préférences ou les informations que vous avez précédemment saisies dans les formulaires présents sur le site web, pendant la durée de validité ou d’enregistrement du cookie. Certains cookies sont indispensables à l’utilisation du site web, d’autres permettent d’optimiser et de personnaliser les contenus affichés, et d’autres enfin, d’afficher des publicités.

Le site internet du cabinet n’utilise que des cookies fonctionnels nécessaire à son bon fonctionnement.

8. Combien de temps nous conservons vos données ?

Les données personnelles collectées par le Cabinet sont conservées pendant un délai ne dépassant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et dans les délais précisés en dessous de chacune des finalités. Certaines données pourront être conservées par voie d’archivage au-delà de cette durée à des fins de preuve conformément aux délais de prescription légale. L’archivage implique que ces données seront extraites et conservées sur un support distinct et sécurisé.

9. Modifications apportées à la politique de confidentialité

Le Cabinet se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment.